Hvordan kjøre tenkende workshops for ekstern design

Som alle i disse dager opplever vi utfordrende tider når det gjelder å aktivere og knytte forhold til kundene våre. Som sett over hele verden bestemte vi oss for å stenge kontoret, slutte å reise og jobbe hjemmefra i stedet.

Dette fører til et par vanskeligheter, spesielt når du planlegger å ha et interaktivt og design-tenking-inspirert verkstedformat som verken kunne bli utsatt eller utført på klientfasilitetene.

Som et selskap med innovasjon i navnet, var det imidlertid naturlig for oss å akseptere utfordringen og finne en kreativ tilnærming. Her er vår "Slik gjør du" for en digital samarbeidsløsning som jeg vil dele med deg.

SITUASJONEN

Som nevnt var målet å etablere et klientverksted angående utforming av en business case og KPIer for ITONICS-programvaren hos en tysk forsikringsleverandør. Vi bestemte oss for å bruke en tilnærming som er inspirert av Design Thinking for å dypdykk i brukerens tilfelle av klienten. Spesielt tillater verkstedformatdesign å være empatisk med de forskjellige interessentene, definere hva slags forventninger de kan ha til styring av innovasjoner og å utlede ideer om fordeler og relaterte KPIer, som den programvaredrevne løsningen gir for deres spesifikke bruk -sak.

Alt var forberedt, maler hadde blitt tegnet og teamet var klare til å reise til kundenes fasiliteter et par dager senere. Dessverre tvang vår nye og ikke så elskede følgesvenn Covid-19 oss til å endre kurs da det ikke lenger var mulig å reise til kundefasilitetene.

Så hva gjør vi nå? Et forelesningslignende verksted på 3–4 timer så heller ikke ut til å være et rimelig alternativ. Jeg vet at det er mange digitale verktøy tilgjengelig for interaktiv design av et digitalt verksted. Jeg har personlig gode erfaringer med Klaxoon for eksempel. Men verken var et av disse verktøyene en del av vår tech-stack ennå, og vi hadde heller ikke tid til å sette opp et verktøy, finne ut hvordan det fungerer og lage tilnærmingen på så kort varsel.

Heldigvis kom kollegene mine og jeg opp med en lett å levere løsning!

UTFORDRINGEN

Vi visste alle hva vi ønsket, og parametrene var veldig tydelige: et verksted med interaktive elementer, ingen forelesningsstil-monolog og aktiv klientdeltakelse i å samarbeide med oss ​​om fremtiden til vårt partnerskap. Men hvordan vil du levere dette eksternt, men produktivt?

Etter vår erfaring vedvarer gode workshops fra muligheten for at alle i gruppen er i stand til å uttrykke seg, relatere til andres ideer og visualisering av viktige resultater av møtet. Post-Its, utarbeidet med noen metoder og rammer, har en tendens til å være det valgte våpen siden de lar oss visualisere og klynge ideer raskt.

TILNÆRMINGEN

Så det viktigste spørsmålet var: hvordan bruke Post-Its og tilpassede rammer i et virtuelt miljø sømløst? Løsningen utgjorde en workshop-prototype basert på Google Slides. Det ga noen store fordeler sammenlignet med andre digitale formater.

Google Slides er ganske lik Microsoft PowerPoint, og krever ingen grundig teknisk forberedelse for klienten. Programvaren gjør at vi kan jobbe samtidig på det samme dokumentet. Presentasjoner er en veldig visuell måte å samarbeide om et tema på. Med Google Slides kan du tegne alle slags rammer du vil bruke, og du trenger ikke å følge noen viktige designretningslinjer som i forhåndsdefinerte verktøy.

PROTOTYPEN

Som et neste trinn, justerte vi metodene du valgte i en Google Slide-presentasjon og gjorde en prøvekjøring internt. Dette hjalp oss med å avdekke noen store vanskeligheter i oppsettet:

I et verksted på stedet har metoder og rammer en tendens til å bli skrevet ut eller håndtegnet. Så ingen skal være i stand til å samhandle med selve metoden. Diskusjoner kan bli ganske intense, og det er vanskeligere å moderere dette eksternt. Det kan være vanskelig å finne ut hvem som la til hvilket poeng i en diskusjon hvis du ikke er i stand til å se klienten. En klokke for timeboksing av et verksted for å få fart på prosessen må vises på en eller annen måte.

Du kan se et skjermbilde fra prototypoppsettet her:

LØSNINGEN

For å takle og løse de ovennevnte utfordringene, måtte noen ting gjøres på en annen måte enn i et vanlig verkstedoppsett, som oversatte til følgende beste praksis:

  • Bruk redigeringsprogrammet for å lage dine metoder, rammer eller lerreter for å holde dem i bakgrunnen. På denne måten kan ikke deltakerne på verkstedet samhandle med det og vil ikke bli forstyrret ved å velge feil element.
  • Bruk hjerneskrift etterfulgt av en guidet diskusjon (av hver deltaker) som en metode i stedet for den tradisjonelle brainstormingen og lignende mer kommunikasjonsbaserte formater.
  • Forhåndsdefinere post-IT-er med kundenavn på. Dette gir større åpenhet i verkstedet da det er synlig hvem som bidro til hvilken ide. På denne måten er du som moderator alltid på toppen av ting. For å klynge ideer og gi råd, må du og teamet ditt også ha din egen farge.
  • Moderatoren deler skjermen sin for å gi råd om hva de skal gjøre. Vi bygger også en støttende presentasjon, for å forklare metoder og gi tilleggsinformasjon.
  • Vis timing og nedtelling på moderatorens delte skjerm.

TILLEGGSFORBEREDELSE

For å motvirke potensielle veisperringer under det virkelige møtet, tok vi på forhånd noen tiltak.

  • inviter brukerne av klienten til å teste noen funksjoner i oppsettet ved å bruke delingsfunksjonen på Google-lysbilder før workshopen. Ved å tilby en tjeneste som denne, må du være sikker på at du minimerer risikoen for tekniske problemer.
  • redegjøre for noen instruksjoner om hvordan du bruker Google Slides, hvordan formatet på verkstedet skal være og hvordan du planlegger å dekke forskjellige emner.

For å være ærlig, var jeg ikke sikker på om dette nye oppsettet vil bli en stor suksess, og jeg hadde bekymringer for den begrensede evnen til å samhandle med klienten som jeg er vant til. I vårt 4-timers verksted klarte vi imidlertid å oppnå veldig gode resultater for klienten og fikk gode tilbakemeldinger på det virtuelle formatet.

For å opprettholde høye sikkerhetsstandarder under bruk av denne tjenesten, fikk vi tilgang til konfidensiell informasjon bare separat via skjermdelingen, konverterte presentasjonen til en lokalt lagret PowerPoint etter møtet og slettet den originale filen.

SAMMENDRAG

Så hindrer den faktiske situasjonen deg fra å levere interaktive workshops? Det skulle det ikke! Så mye som du trenger å være kreativ på den måten du bygger verkstedene dine, kan du være kreativ på den måten du leverer dem. Jeg er sikker på at de faktiske omstendighetene tvinger samfunnet til å eksperimentere på måten vi samhandler med hverandre på. Derfor kan organisasjoner skifte mer og mer interaksjoner i den digitale verdenen. Dette er ikke nødvendigvis en dårlig ting, med tanke på hvilken innflytelse reiser har på både miljøet og arbeidstiden.

Likevel gleder jeg meg til de neste møtene og konsulentverkstedene på stedet, når denne krisen er løst. Inntil da vet jeg at vi med hell kan kjøre interaktive klientverkstedformater på en helt virtuell måte.

Håper å se deg snart og bli sunn!

Opprinnelig publisert på https://www.itonics-innovation.com.